#011: Wie du deine Facharbeit richtig abgibst, um mehr Zeit für Unternehmeraufgaben zu gewinnen

Worum geht’s?

In diesem Artikel zur Podcastfolge #011 erfährst du:

• Wie du dir kurzfristig mehr Zeit für strategische Unternehmeraufgaben verschaffst
• drei Möglichkeiten, um deine Facharbeit los zu werden
• Wie du operative Facharbeit dauerhaft abgibst, ohne dass sie dich wieder einholt

Wie du dir kurzfristig mehr Zeit für deine Unternehmeraufgaben schaffst

In vorangegangenen Artikeln haben wir uns mit der Frage beschäftigt, was außergewöhnlich erfolgreiche Unternehmer:innen von all den anderen unterscheidet. Ein entscheidendes Merkmal dieser Super-Unternehmer ist, dass sie ihre Arbeitszeit für Unternehmeraufgaben einsetzen, während die meisten anderen Unternehmer:innen zu einem Großteil Facharbeit verrichten.

Wenn wir diese unternehmerische Perspektive erst einmal verinnerlicht haben, dann stellt sich die Frage: wie schaffe ich mir die nötige Zeit für strategische Arbeit an meinem Unternehmen? Entscheidend bei dieser Frage ist, dass es nicht darum geht, zusätzliche Arbeit zu unserer Facharbeit zu erledigen. Es geht darum, schlauer zu arbeiten, nicht härter. Warum? Weil wir eine langfristig erfolgreiche Entwicklung erreichen wollen. Auf lange Sicht ist es weder für uns selbst noch für unser Unternehmen gesund, wenn wir uns kaputt schuften.

Hier sind die drei wichtigsten Schritte, wie du deine operativen Fachaufgaben abgibst:

1. Schritt: Analysiere deine Tätigkeiten
2. Schritt: Entscheide, welche Aufgaben du abgeben musst
3. Schritt: Entscheide, wer die Aufgaben übernehmen kann

1. Schritt: Analysiere deine Tätigkeiten

Zunächst brauchen wir ein klares Bild davon, welche Tätigkeiten wir in der Hektik des Alltagsgeschäfts regelmäßig ausführen. Schnell mag sich der Gedanke einschleichen, dass wir darüber genau Bescheid wüssten. Meine Erfahrung ist, dass das sehr oft nicht der Fall ist. In Workshops zur Erfassung von Tätigkeiten und Abläufen, die ich in unterschiedlichen Unternehmen geleitet habe, konnte ich immer wieder beobachten, dass selbst langjährige Fachleute über ihre eigenen Ergebnisse gestaunt haben. Ihnen war nicht bewusst, welche Vielzahl an Tätigkeiten sie ausüben. Erst als sie diese geordnet vor sich liegen sahen, entstand ein klares Bild über den wahren Tätigkeitsumfang.

Nimm dir für die nächsten zwei Wochen Folgendes vor:

• notiere dir jede Tätigkeit, die du für dein Business ausführst
• notiere dir die jeweilige Dauer der Tätigkeit

Für mich funktioniert es gut, wenn ich für die Analyse ein kostenloses Zeiterfassungstool einsetze. Ich verwende gern die kostenlose Variante der Zeiterfassungssoftware Toggle. Das Tool erfasst deine Tätigkeiten tagesgenau und addiert die aufgewendeten Zeiten für identische Tätigkeiten, die verteilt über den Tag ausgeführt werden.

Die erfassten Tätigkeiten und die täglich dafür aufgewandten Zeiten kannst du am Ende eines jeden Arbeitstages in eine Tabellenkalkulation übertragen (zum Beispiel MS Excel, Google Tabellen oder das kostenlose LibreOffice Calc).

Nachdem du das zwei Wochen lang getan hast, ergänze in deiner Tabelle eine weitere Spalte „Kategorie“. Hier ordnest du jede Tätigkeit in eine der drei Kategorien ein:

• „FA“ … Fachaufgabe
• „MA“… Managementaufgabe
• „UA“ … Unternehmeraufgabe

Wenn du dir unsicher bist, welche Arbeit unter „Unternehmeraufgabe“ fällt, dann lies dir gern den Artikel über die sieben Unternehmeraufgaben durch oder höre dir die Folge 009 in meinem Podcast dazu an.

Auf diese Weise hast du nun einen ziemlich genauen Überblick über alle Tätigkeiten, die du regelmäßig für dein Business ausübst. Und du weißt auch, wie viel deiner Arbeitszeit du mit Facharbeit verbringst, mit Managementtätigkeiten und mit strategischen Unternehmeraufgaben.

2. Schritt: Entscheide, welche Aufgaben du abgeben musst

Auf Grundlage deiner Tätigkeitsanalyse kannst du nun im zweiten Schritt entscheiden, welche dieser Tätigkeiten in Zukunft nicht mehr von dir ausgeführt werden sollen. Beachte dabei, dass die Entscheidung nicht davon beeinflusst wird, ob du eine Tätigkeit besonders gern ausübst oder ob du sie weniger magst. Bei der Entscheidung spielt es auch keine Rolle, dass du im Moment vielleicht noch keine Ahnung davon hast, wer die Tätigkeit in Zukunft übernehmen soll. Sie soll allein darauf basieren, ob es sich bei einer Tätigkeit um eine Unternehmeraufgabe handelt oder nicht.

Bei der Analyse werden erfahrungsgemäß auch Tätigkeiten ans Licht kommen, die für den Geschäftserfolg völlig unnötig sind. Das können alte, eingeschliffene Tätigkeiten sein, die wir aus lauter Gewohnheit ausführen. Vielleicht füllst du immer noch regelmäßig eine alte Excel-Tabelle, obwohl die selben Informationen längst in einem anderen System gesammelt werden. Solche Tätigkeiten sind Tätigkeitsmüll und können direkt entsorgt werden.

Ebenso können Tätigkeiten sichtbar werden werden, die durch den Einsatz einer Software automatisiert werden können. Bei kleinen mittelständischen Unternehmen schlummert hier sicher noch ein riesiges Potenzial (Stichwort: Digitalisierung).

Alle anderen Tätigkeiten aus der Kategorie „Fachaufgabe“ und die meisten Tätigkeiten aus der Kategorie „Managementaufgabe“ sollen mittelfristig nicht mehr von dir ausgeführt werden.

3. Schritt: Entscheide, wer die Aufgaben übernehmen kann

Bleibt die Frage, wer diese Tätigkeiten in Zukunft übernehmen soll. Schauen wir uns also nun an, welche Möglichkeiten es gibt.

3 Möglichkeiten, um deine Facharbeit abzugeben

1. Outsourcing: Professionelle Dienstleister und Komponenten

Für Inhaber:innen kleiner Unternehmen stellt sich stets die Frage: Selber machen oder outsourcen? Jede Tätigkeit im Unternehmen ist Teil eines Geschäftsprozesses. Ein erster Anhaltspunkt für die Entscheidung kann sein, zu welcher Art von Geschäftsprozess eine Tätigkeit zählt. Aus der unternehmerischen Perspektive betrachten wir unser Business als ein geschlossenes System. In diesem System können wir primäre Geschäftsprozesse und sekundäre Geschäftsprozesse unterscheiden. Primäre Geschäftsprozesse sind all jene Abläufe, die unmittelbar mit dem Kern unseres Geschäftsmodells zu tun haben. Dazu zählen zum Beispiel:

• Marketing- und Vertriebsprozesse (ohne Verkauf kein Mehrwert für Kunden) oder
• Auftragserfüllungsprozesse (Produktion, Ausübung der Dienstleistung)

Als sekundäre Geschäftsprozesse betrachte ich Abläufe, die im Geschäftsbetrieb zwar notwendig sind, jedoch nicht unmittelbar zum Kern des Geschäftsmodells zählen, also Unterstützungsprozesse wie:

• Buchführungsprozesse
• Versand- / Auslieferungsprozesse
• Büroorganisationsprozesse

Wenn du ein schlankes Business mit wenigen Mitarbeitern hast, sollten sekundäre Geschäftsprozesse idealer Weise ausgelagert werden. Der bekannte Bestsellerautor^*) Professor Günter Faltin spricht in diesem Zusammenhang vom Einsatz von „Komponenten“. Er bezeichnet damit professionelle Dienstleister, die bestimmte Tätigkeiten für uns übernehmen. Die Betonung liegt auf professionell. Hier gilt oft die Devise: „wer billig kauft, kauft zweimal“. Faltin beschreibt sogar Geschäftskonzepte, die aus einer Vielzahl an Komponenten zusammengesetzt sind, die der Unternehmer lediglich wie ein Dirigent das Orchester koordiniert.

Je nach Branche und individuellem Geschäftskonzept lassen sich also nicht nur sekundäre Geschäftsprozesse sondern teilweise auch primäre Prozesse (wie Produktion) an externe Partner auslagern.

2. Freelancer, Virtuelle Assistenten

Der Einsatz von Freelancern und Virtuellen Assistenten (VA) ist die zweite Möglichkeit, um Fachaufgaben abzugeben. Diese Dienstleister sind freischaffende Selbstständige, die sich auf die Verrichtung bestimmter Facharbeiten spezialisiert haben.

Die Zusammenarbeit mit Freelancern und VA’s findet meist auf einer persönlicheren Ebene statt als das Outsourcing an professionelle Dienstleister. Der Vorteil von der Arbeit mit Freelancern und VA’s ist, dass du ihren Einsatz und damit deine Kosten bedarfsgerecht steuern kannst.

Die Herausforderung ist, zuverlässige Partner zu finden und – je nach Fachgebiet – für eine mittel- bis langfristige Zusammenarbeit zu gewinnen. Es gibt diverse Freelancerportale, die ein erster Anlaufpunkt für dich sein können. Ideal ist sicher die persönliche Empfehlung konkreter Personen, die du von vertrauenswürdigen Unternehmerkolleg:innen bekommst.

3. Interne Mitarbeiter

Die naheliegendste Möglichkeit, deine Facharbeit abzugeben, ist wohl, sie deinen Mitarbeitern zu übergeben – vorausgesetzt du hast bereits welche. Hier ist meine Erfahrung, dass viele Selbstständige diejenigen Tätigkeiten loswerden wollen, die ihnen persönlich am wenigsten Spaß machen. Oft ist das die Buchhaltung und so sind der Buchhalter oder die Buchhalterin nicht selten die ersten Mitarbeiter in kleinen Unternehmen.

Wenn dein Unternehmen noch sehr klein ist (weniger als ~20 Mitarbeiter), lohnt es sich fast immer, für die Buchhaltung auf eine externe Komponente zu setzen (BuHa Service, Steuerberater).

Aus unternehmerischer Sicht ist es sinnvoller, eigene Mitarbeiter vordergründig für Tätigkeiten in primären Geschäftsprozessen einzusetzen. Also, wenn du eine Softwareagentur hast, gib Entwicklungsarbeit an Mitarbeiter ab. Wenn du Inhaber:in eines Frisörsalons bist, gib die Tätigkeit des Haarschneidens und -frisierens an Mitarbeiter ab. Wenn du ein Restaurant oder eine Bar betreibst, gib das Kochen oder den Zapfhahn an Mitarbeiter ab.

Welche Aufgaben du in welcher Reihenfolge an deine Mitarbeiter abgibst und wie du mit dem Argument deiner Mitarbeiter:innen umgehst, dass diese selbst keine Zeit für „deine“ Aufgaben hätten, dazu solltest du dir eine konkrete Strategie ausarbeiten. Der Erfolg dieser Maßnahme hängt davon ab, wie du diese neue Situation deinen Mitarbeitern kommunizierst. Dies hier im Detail zu erörtern, würde den Rahmen des Artikels sprengen.

Wie du Facharbeit dauerhaft abgibst, ohne dass sie dich wieder einholt

Wenn du entschieden hast, welche deiner Fachaufgaben du abgibst und an wen, ist der nächste Schritt, dass du deine Fachaufgaben wirksam abgibst. Was heißt das?

Halte komplexere Abläufe schriftlich fest

In Kleinunternehmen kann man einen Fehler häufig beobachten: Inhaber A. überreicht Mitarbeiterin B. eine komplexe Fachaufgabe auf Zuruf. Je nach Umfang des Aufgabengebietes passiert das in der Kaffeeküche oder per Messenger oder sogar in einem extra einberufenen Gespräch. Was für eine Entlastung. Ab sofort ist Mitarbeiterin B. für dieses Thema verantwortlich und A. ist dieses ungeliebte Thema endlich los. Sofort macht sich A. aus dem Staub und hofft, dass seine Mitarbeiterin die Aufgabe so erledigt, wie er selbst es tun würde. Leider weiß Mitarbeiterin B. nicht, welche Anforderungen A. im Kopf hat. Hier verbirgt sich enormes Konfliktpotenzial, denn früher oder später wird sich herausstellen, dass Mitarbeiterin A. die Anforderungen ihres Chefs niemals erfüllt. Das kann sie auch gar nicht, weil der Chef diese Anforderungen nie definiert hat. Sie sind nirgends festgehalten. Außerdem ändern sie sich ständig!

Damit deine Mitarbeiterin einen komplexeren Aufgabenbereich in deinem Sinne übernehmen kann, muss es einen schriftlich festgehaltenen Standard geben. Dort ist beschrieben, welche konkreten Arbeitsschritte ein Aufgabenbereich umfasst, wie das Ergebnis der Aufgabe beschaffen sein soll und welche Werkzeuge, Hilfsmittel und Technologien gegebenenfalls dafür notwendig sind.

Warum Aufgaben delegieren nicht ausreicht

Achtung: es reicht nicht aus, nur die Aufgabe zu übergeben und dann auf das Ergebnis zu warten. In diesem Fall ist es wahrscheinlich, dass der Mitarbeiter weniger als 100 Prozent in die Aufgabe investiert. Schließlich weiß er, dass du sie noch einmal kontrollieren wirst, bevor das Ergebnis seiner Arbeit zum Kunden gelangt. In diesem Fall bleibst du als Unternehmer:inn stets Mittler zwischen Kunde und Mitarbeiter. Die Folge ist, dass sowohl deine Kunden mit ihren Anforderungen als auch deine Mitarbeiter mit ihren Arbeitsergebnissen immer wieder an dich herantreten.

Neben den eigentlichen Tätigkeiten musst du deinem Mitarbeiter also auch die Verantwortung für die Ergebnisse übertragen inklusive notwendiger Entscheidungsbefugnisse, die dafür erforderlich sind. Der Mitarbeiter muss für seine Ergebnisse gegenüber Kunden selbst einstehen. Umgekehrt müssen auch deine Kunden ihre Anforderungen direkt mit deinen Mitarbeitern besprechen.

Nur so kannst du dich wirksam von Fachaufgaben befreien. Erkläre deinen Leuten deutlich, dass diese neuen Fachaufgaben, die sie nun von dir übertragen bekommen, niemals deine Aufgaben waren. Du hast sie seit Gründung übernommen, weil niemand da war, der sie sonst erledigt hätte.

Pass auf, dass die Aufgaben nicht zurückkommen

Wenn du schon einmal versucht hast, eine Fachaufgabe an einen Mitarbeiter zu übergeben, kennst du vielleicht das seltsame Phänomen der Gummibandaufgabe: der Mitarbeiter entfernt sich mit seiner neuen Aufgabenstellung. Doch nach kurzer Zeit erscheint er wieder und hat eine Frage. Und dann noch eine. Später hat der Kunde eine Frage diese Aufgabe betreffend. An wen wendet sich dein Mitarbeiter? Natürlich wieder an dich! Spätestens jetzt beschließt du, die Aufgabe selbst zu erledigen und denkst dabei, dass du das von Anfang an hättest tun sollen, das wäre schneller gegangen…

Auf ähnlichen Wegen können auch Fach- oder Managementaufgaben auf deinen Tisch kommen, ohne dass du sie vorher bereits an ein Teammitglied übergeben hattest. Wenn deine eigenen Mitarbeiter dich für den erfahrensten Fachmann im Unternehmen halten, kommen sie wahrscheinlich auch so zu dir und bitten dich um Rat oder Entscheidungen, ihre eigenen Aufgaben betreffend. Lässt du das zu, wirst du immer neue Facharbeit bekommen. Und die Versuchung, als Problemlöser für die eigenem Mitarbeiter zu glänzen ist groß. Denn wem schmeichelt es nicht, vor den eigenen Leuten als Experte dazustehen und ihnen fachlich aus der Patsche zu helfen zu können.

Aufgaben, die du loswerden willst, kommen wieder zurück. Neue Fachaufgaben werden dir von deinen eigenen Mitarbeitern geliefert. Es ist, als wäre die Facharbeit an das Ende eines Gummibandes gebunden, dessen zweites Ende an deinem Schreibtisch zu kleben scheint.

Du kannst das nur verhindern, in dem du jede Aufgabe, die auf deinem Tisch landet, einer der drei Aufgabenkategorien zuordnest (Fachaufgabe, Managementaufgabe, Unternehmeraufgabe). Stellst du dabei fest, dass es eine Fachaufgabe oder eine Managementaufgabe ist – gib sie deinen Mitarbeitern zurück.

Ich kann mir noch eigene Mitarbeiter leisten – was nun?

Die Rückgabe deiner Fachaufgaben an Mitarbeiter wirst du schrittweise vornehmen, je nach Größe deines Unternehmens. Das kann durchaus ein längerer Prozess werden, den du aktiv begleiten und deinen Mitarbeitern gegenüber offen kommunizieren musst. Es wird wahrscheinlich notwendig sein, dass deine Mitarbeiter eigene Mülltätigkeiten identifizieren und entsorgen, damit sie deine Aufgaben übernehmen können. Für diese Maßnahme ist Fingerspitzengefühl gefragt, denn Menschen sägen nicht gern am eigenen Ast. Das heißt, sie trennen sich unter Umständen ungern von bestimmten Aufgaben, die sie für wichtig erachten.

Doch was nützen dir all diese Ideen hier, wenn du weder eigene Mitarbeiter hast noch dir kurzfristig welche leisten kannst? Nun, zum einen bleiben dir immer noch die zwei anderen Möglichkeiten zur Rückgabe deiner Fachaufgaben: professionelle Dienstleister als externe Komponenten einsetzen und die Zusammenarbeit mit Freelancern und Virtuellen Assistenten. Die Analyse deiner täglichen Tätigkeiten hilft dir auch zu erkennen, welche deiner Tätigkeiten mit Hilfe von Software automatisiert werden können. Wenn du als Einzelunternehmer:in einmal angefangen hast, dein Business aus der unternehmerischen Perspektive zu betrachten, dann wirst du überall Prozesse und Tätigkeiten entdecken, die heutzutage per Software automatisiert werden können.

Beschäftigt dich die Frage „wie kann ich als Einzelunternehmer:in mehr Zeit für strategische Unternehmerarbeit gewinnen“?

Fazit

Ich bin sehr neugierig. Lass mich bitte einmal wissen, was deine Tätigkeitsanalyse ergeben hat. Auf wie viele Arbeitsstunden kommst du pro Woche? Wie viele Stunden davon erledigst du Fachaufgaben, Managementaufgaben und Unternehmeraufgaben? Schreibe mir dazu bitte gern eine Nachricht, am besten direkt hier. Ich freue mich, von dir zu lesen. Übrigens: bei dieser Übung gibt es kein richtig und kein falsch. Glaube mir, das Analysieren meiner eigenen Tätigkeiten fällt mir selbst mindestens so schwer wie dir :-).

Die Rückgabe deine Fachaufgaben ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu deinem Wunschunternehmen und ich möchte dich hierzu ausdrücklich ermutigen. Ist es einfach? Nein. Lohnt es sich? Auf jeden Fall!

Ich wünsche dir weiterhin viel unternehmerischen Erfolg! Bleib gesund und neugierig,

Dein Ronald